Oficiální poštovní korespondence je u nás navázána na platnou legislativu. Důvod je prostý – doručením dopisu do vlastních rukou totiž začínají běžet různé lhůty. Například lhůta pro odvolání se, na zaplacení pohledávky nebo další časově ohraničené lhůty. Technicky zatím není možné, aby takové oficiálně listiny – často originální úřední potvrzení a rozhodnutí, posílali v elektronické formě. Tím, že vám to pošťák předá po kontrole vašich dokladů do vlastních rukou, je splněna i další podmínka – úřady si mohou být jisté, že se k zásilce dostala oprávněná osoba a zároveň existuje o tem záznam na poště.
Přesto se však naši úředníci snaží jít s dobou a emailovou komunikaci zavádějí, kam se dá. Například Sociální pojišťovna zavedla systém, kdy zaměstnavatelé posílají zákonem stanovené formuláře – měsíční formuláře a registrační listy elektronicky.
„Zatímco v září 2011 využívalo možnost elektronické komunikace 63% všech zaměstnavatelů, v prosinci 2011 jich už bylo téměř 93 procent,“ uvedla specialistka komunikace Sociální pojišťovny Jana Hrabková. Také dodala, že na webové stránce mají k dispozici ke stažení všechny formuláře při vyřizování té které služby. Sociální pojišťovna udělala ještě jeden pozitivní krok – interně zavedla zákaz listové komunikace: „Elektronicky také komunikujeme s některými institucemi – vyměňujeme si údaje například s centrálou práce, sociálních věcí a rodiny, elektronicky komunikujeme s ombudsmanem,“ uvedla Hrabková. Mezi plány do budoucna patří projekt elektronické úhrady zdravotních výkonů.
Daňař mají velké plány
Finanční ředitelství Slovenské republiky komunikuje s občany převážně písemně. Vyžaduje to charakter písemností, které odesílá. „V roce 2011 jsme pro dodržování zákonných postupů, to znamená jen v případech ze zákona vyplývajících povinností doručení museli v kapitole výdaje na poštovné vynaložit v daňové správě více než 3 955 000 eur av celní správě více než 224 tisíc eur. Pokud se poohlédnout šlo spolu o částku více než 4 179 000 eur, „uvedla vedoucí oddělení komunikačního oddělení Finančního ředitelství ČR Miroslava Slemenská.
Tuto částku se však snaží snížit. „Uvítali jsme legislativní změnu přijatou v daňovém pořádku, kde se uplatňuje již nové směřování v možnosti doručování písemností elektronicky. Celý proces elektronické komunikace je nastaven t když, že již od 1. 4. 2012 budou moci některé daňové subjekty (např. plátci DPH) zasílat prostřednictvím elektronických prostředků svá podání i do elektronické podatelny, „pokračuje Slemenská. V první fázi tohoto roku jde o předávání podání ze strany daňových subjektů správci daně. V druhé fázi platné od 1. 1. 2013 bude možné postupovat při oboustranném elektronické komunikaci mezi správcem daně a daňovým subjektem zejména elektronickými prostředky.
Pokračování článku níže
Zda bude vše kolem elektronické komunikace u Finančního ředitelství fungovat hladce, neznámo. Instituce se zatím boří s problémy kolem nového informačního systému, který řádně nefunguje. Například daňové přiznání tak instituce údajně přebírá, ale dále vůbec neřeší.
Plánovaná novinka se týká zejména plátců DPH – ale zároveň budou moci i ostatní daňové subjekty požádat správce daně o využívání doručování písemností elektronickými prostředky. Elektronické dokumenty budou pak doručovat do elektronické osobní schránky daňového subjektu.
Samosprávy jsou nejpružnější
Nejrychlejší reagují na technologický pokrok malé a větší samosprávy. Denně totiž řeší podněty od běžných občanů, které je možné řešit i přes e-mail.
„My v Petržalce řešíme desítky podnětů a otázek obyvatel, ale komunikujeme i s úřady – Magistrát hlavního města, neziskovými organizacemi, ale jsou to i jiné instituce jako např.. Statistický úřad, Městská policie a nyní aktuálně na denní bázi je to komunikace s voliči s trvalým pobytem v zahraničí v souvislosti s volbami do NR SR, „vyratúvala koncem února Mária Grebeňová-Laczová, tisková tajemnice Místního úřadu Městské části Bratislava-Petržalka. Ne všichni voliči totiž poslali poštou všechny náležitosti a tak jim bylo umožněno posílat i oscanované dokumenty (co velké úřady většinou neakceptují).
„E-maily šetří čas i nám, i finanční prostředky na obálky, dopisní papír a poštovné. Ale zejména, urychluje to jednání, pokud je třeba řešit věc ještě i formalizovanou písemnou poštou prostřednictvím dopisu, který třeba řádně na úřadě zaevidovat, kvůli zpětné kontrole, „říká Laczová. Úřad prostě věc vyřídí e-mailem a později ještě oficiálně doslat dopis.
Pokud chcete e-mail, musíte ho uvést
Pracovníci státní správy často upozorňují, že lidé jim neposkytují své emailové adresy a proto tato forma komunikace ani není možná. Už i zde je však viditelný pokrok. „V poslední době si stále častěji občané uvádějí na návrzích na vklad i svou e-mailovou adresu, z důvodu, aby jim bylo z naší strany elektronicky ozná jméno, že řízení bylo ukončeno a rozhodnutí si tak přijdou převzít osobně,“ prozradila Iveta Kolláriková, vedoucí kanceláře přednostka Katastrálního úřadu v Bratislavě. Tvrdí, že se těší každému „ušetřeného“ listu:
„Takovým požadavkům vyhovujeme, protože představují nemalou úsporu na poštovném. V roce 2011 jsme totiž za poštovní služby uhradili částku až ve výši 197 902,73 €. „V současnosti se v resortu Úřadu geodézie, kartografie a katastru SR, který zastřešuje všechny katastrální úřady, realizuje projekt POPIS, jehož výsledkem by měla být zlepšena elektronická komunikace s občany.