Zaměstnanec u mě končí pracovní poměr. Jaké dokumenty mu musím dát? – Webnoviny.sk

Pracovní poměr nekončí pouze podáním rukou a přáním úspěchů v dalším profesním životě. Jako zaměstnavatel vystavujete svému budoucímu ex – zaměstnanci více dokumentů, a to buď na základě zákonné povinnosti nebo žádosti zaměstnance.

Pokud se pracovní poměr končí dohodou mezi vámi a vašim zaměstnancům, jste povinen mu vydat jedno vyhotovení dohody o skončení pracovního poměru.

Pokud se pracovní poměr skončí výpovědí, tu jste povinen zaměstnanci doručit do vlastních rukou, jinak je výpověď neplatná. Myslete nato, že až měsícem, který následuje po doručení výpovědi počíná běžet výpovědní lhůta. Doručit výpověď nemusíte bezpodmínečně pouze formou doporučené zásilky, přednost má osobní doručení na pracovišti, v bytě nebo na jiném místě, na kterém zaměstnance zastihnete. V takovém případě doporučujeme si dát osobní doručení výpovědi potvrdit přejímacím protokolem nebo si nechat případné odmítnutí převzetí výpovědi potvrdit od přítomných osob. Toto potvrzení vám slouží k prokázání vaší snahy o doručení výpovědi do vlastních rukou, protože i odmítnutí zaměstnance převzít výpověď se považuje za její doručení.

Stejným způsobem musíte doručit i okamžité skončení pracovního poměru. Pokud se jedná o skončení pracovního poměru ve zkušební době, jste povinen doručit zaměstnanci písemné oznámení.

Bez ohledu na způsob ukončení pracovního poměru jste zaměstnanci povinen vystavit potvrzení o zaměstnání ^[1] , označované také jako zápočtový list. Uvedete v něm údaje pro zápočet předchozích období pracovní neschopnosti, o započtení odpracovaných let, důvod a způsob skončení pracovního poměru, údaje o dosažené kvalifikaci, zda se ze mzdy zaměstnance prováděny srážky, v jehož prospěch, v jaké výši av jakém pořadí je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, případně další oznámení (o změněné pracovní schopnosti, pojištění, účasti na podnikovém spoření a jiné).

Nezapomeňte také na výstupní list ^{[2 ]} . Ten potvrzuje, že zaměstnanec nemá vůči vám žádné nevyrovnané závazky (například, že předal klíče nebo jiné věci, za které měl hmotnou odpovědnost).

Dokumenty vydávané při skončení pracovního poměru na žádost zaměstnance

Na žádost zaměstnance jste povinen do 15 dnů od požádání, ne však dříve než 2 měsíce před skončením pracovního poměru, vydat pracovní posudek. Forma žádosti není stanovena, takže musíte akceptovat i ústní formu. V pracovním posudku ohodnotíte práci zaměstnance, jeho kvalifikace, schopnosti, případně jiné skutečnosti, které souvisí s vykonávanou prací.

Rada: Při provádění potvrzení o zaměstnání a pracovního posudku myslete nato, že zaměstnanec má právo požádat o jejich úpravu nebo doplnění. Pokud mu nevyhovíte, zaměstnanec se může domáhat takové nápravy u soudu ve lhůtě 3 měsíců ode dne, kdy se dozvěděl o jejich obsahu.

Dokumenty vydávané po skončení pracovního poměru

Z objektivních příčin (např. zpracovávání mezd) není možné poskytnout zaměstnanci některé dokumenty spolu s dokumenty vydanými při skončení pracovního poměru. Takovým dokumentům je potvrzení zaměstnavatele pro účely nároku na podporu v nezaměstnanosti ^[3] , který vám zaměstnanec předloží k vyplnění po jeho zařazení do evidence uchazečů o zaměstnání. Lhůta pro vydání potvrzení není stanovena, ale zpravidla je to až po zúčtování mzdových náležitostí posledního měsíce, ve kterém ještě pracovní poměr zaměstnance trval.

Dalším dokumentem, který jste povinný zaměstnanci vystavit je potvrzení o příjmech ze závislé činnosti, o zálohách na daň, o dani vybrané srážkou z těchto příjmů ao daňovém bonusu na vyživované děti ^[4] . Lhůta pro jeho vydání je:

1. do 10. března zdaňovacího období, ve kterém se podává daňové přiznání,
2. do 30. dubna pokud jste jako zaměstnavatel provedl zaměstnanci roční zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a daňového bonusu a
3. do 10. února v případě, pokud jste vyplatili příjem ze závislé činnosti zaměstnanci, který žádá o provedení ročního zúčtování jiného zaměstnavatele a pokud zaměstnanec požádá o vystavení dokladu nejpozději do 5. února po skončení zdaňovacího období.

Jiné povinnosti spojené se skončením pracovního poměru

Vaše povinnosti se však vystavením všech dokumentů nekončí. Do osmi dnů od skončení pracovního poměru jste povinen odhlásit zaměstnance z jeho zdravotní pojišťovny na příslušném formuláři každé zdravotní pojišťovny a ze Sociální pojišťovny prostřednictvím registračního listu fyzické osoby ^[5] . Také jste Sociální pojišťovně povinen odeslat evidenční list důchodového pojištění zaměstnance ^[6] , a to do 3 dnů od uplatnění nároku na dávku nebo od skončení pracovního poměru.

Všechny vystavené dokumenty v souvislosti s ukončením pracovního poměru se zaměstnancem a komunikací se Správou sociálního a zdravotní pojišťovnou nebo jjjjjjinými úřady si pečlivě uschovejte, protože prokazují splnění vašich povinnosti. Kromě toho jste povinen takové dokumenty uchovávat po dobu stanové ve vámi vypracovaném Podací plánu ^{[7 ]} . Při určování doby uchovávání můžete vycházet z předchozí právní úpravy, která určovala, že mzdové listy nebo účetní písemnosti je nahrazující se uchovávají 10 let následujících po roce, kterého se týkají a údaje z nich potřebné pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění dokonce 20 let.

Autoři: Jana Šetřilová, Danica Valentová

Zdroj: Glatzová & Co., sro ^[8]